Délégué à la protection des données | DPO

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Délégué à la protection des données | DPO
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Le délégué à la protection des données (DPO) est au coeur de la conformité au règlement européen sur la protection des données (RGPD), le délégué à la protection des données (DPO) conseille et accompagne les organismes qui le désignent dans leur conformité. Il est en chargé de mettre en œuvre la conformité au RGDP au sein de l’organisme qui l’a désigné s’agissant de l’ensemble des traitements mis en œuvre par cet organisme. Sa désignation est obligatoire dans certains cas (voir infra).  Le DPO est principalement chargé :

 

  • d’informer et de conseiller le responsable de traitement ou le sous-traitant, ainsi que leurs employés ;
  • de contrôler le respect du règlement et du droit national en matière de protection des données ;
  • de conseiller l’organisme sur la réalisation d’une analyse d’impact relative à la protection des données et d’en vérifier l’exécution ;
  • de coopérer avec l’autorité de contrôle et d’être le point de contact de celle-ci.

 

Un délégué, interne ou externe, peut être désigné pour plusieurs organismes sous conditions. Pour garantir l’effectivité de ses missions, le délégué : i) doit disposer de qualités professionnelles et de connaissances spécifiques, ii) doit bénéficier de moyens matériels et organisationnels, des ressources et du positionnement lui permettant d’exercer ses missions.

 

La désignation d’un délégué est obligatoire pour :

 

  • Les autorités ou les organismes publics,
  • Les organismes dont les activités de base les amènent à réaliser un suivi régulier et systématique des personnes à grande échelle,
  • Les organismes dont les activités de base les amènent à traiter à grande échelle des données dites « sensibles » ou relatives à des condamnations pénales et infractions.

En dehors des cas de désignation obligatoire, la désignation d’un délégué à la protection des données est encouragée par les membres du G29. Elle permet en effet de confier à un expert l’identification et la coordination des actions à mener en matière de protection des données personnelles. Les organismes peuvent désigner un délégué interne ou externe à leur structure. Le délégué à la protection des données peut par ailleurs être mutualisé c’est-à-dire désigné pour plusieurs organismes sous certaines conditions. Par exemple, lorsqu’un délégué est désigné pour un groupe d’entreprises, il doit être facilement joignable à partir de chaque lieu d’établissement. Il doit en effet être en mesure de communiquer efficacement avec les personnes concernées et de coopérer avec l’autorité de contrôle.

Les lignes directrices du G29 clarifient les critères posés par le règlement, notamment les notions d’autorité ou d’organisme public, d’activités de base, de grande échelle et de suivi régulier et systématique.

Le délégué à la protection des données est le successeur naturel du CIL. Leurs statuts sont similaires. Toutefois, le RGDP précise les exigences portant sur le délégué s’agissant de ses qualifications (qualités professionnelles, connaissances spécialisées du droit et des pratiques en matière de protection de données) et de sa formation continue (entretien de ses connaissances spécialisées). Ses prérogatives et missions sont renforcées, s’agissant en particulier de son rôle de conseil et de sensibilisation sur les nouvelles obligations du règlement (notamment en matière de conseil et, le cas échéant, de vérification de l’exécution des analyses d’impact). Par ailleurs, les organismes doivent fournir à leur délégué les ressources nécessaires à ses missions (notamment l’associer d’une manière appropriée et en temps utile à toutes les questions relatives à la protection des données, lui donner accès aux données ou encore lui permettre de se former). Enfin, contrairement au CIL dont la désignation est facultative, celle du délégué est obligatoire dans certains cas.

Le DPO doit être désigné « sur la base de ses qualités professionnelles et, en particulier de ses connaissances spécialisées du droit et des pratiques en matière de protection des données, et de sa capacité à accomplir [ses] missions » (article 37.5 du règlement européen). La personne qui a vocation à devenir délégué à la protection doit pouvoir réunir les qualités et compétences suivantes : i) l’aptitude à communiquer efficacement et à exercer ses fonctions et missions en toute indépendance. Le délégué ne doit pas avoir de conflit d’intérêts avec ses autres missions. Cela signifie qu’il ne peut occuper des fonctions, au sein de l’organisme, qui le conduise à déterminer les finalités et les moyens d’un traitement (éviter d’être « juge et partie ») (voir la question spécifique sur le conflit d’intérêts) ; ii) une expertise en matière de législations et pratiques en matière de protection des données, acquise notamment grâce à une formation continue. Le niveau d’expertise doit être adapté à l’activité de l’organisme et à la sensibilité des traitements mis en œuvre ; iii) une bonne connaissance du secteur d’activité et de l’organisation de l’organisme et en particulier des opérations de traitement, des systèmes d’information et des besoins de l’organisme en matière de protection et de sécurité des données ; iv) un positionnement efficace en interne pour être en capacité de faire directement rapport au niveau le plus élevé de l’organisme et également d’animer un réseau de relais au sein des filiales d’un groupe par exemple et/ou une équipe d’experts en interne (expert informatique, juriste, expert en communication, traducteur, etc.).

Il n’existe donc pas de profil type du délégué qui peut être une personne issue du domaine technique, juridique ou autre. Une étude menée pour la CNIL en 2015 a en effet montré que les CIL proviennent de domaines d’expertise très variés (profil technique à 47%, profil juridique à 19% et profil administratif à 10%).

La responsabilité du délégué est similaire à celle du CIL. Les lignes directrices du G29 précisent que le délégué n’est pas responsable en cas de de non-respect du règlement. Ce dernier établit clairement que c’est le responsable du traitement (RT) ou le sous-traitant (ST) qui est tenu de s’assurer et d’être en mesure de démontrer que le traitement est effectué conformément à ses dispositions (article 24.1 du règlement). Le respect de la protection des données relève donc de la responsabilité du RT ou du ST. Il n’est pas possible de transférer au Délégué, par délégation de pouvoir, la responsabilité incombant au responsable de traitement ou les obligations propres du sous-traitant. En effet, cela reviendrait à conférer au Délégué un pouvoir décisionnel sur la finalité et les moyens du traitement ce qui serait constitutif d’un conflit d’intérêts contraire à l’article 38.6 du règlement européen.

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